Әрбір кәсіпорын келісімшарттар жасайды (еңбек, жеткізілім, тауарларды сатып алу). Әдетте, олар мұрағатта сақталады. Осы құжаттарды қолдануға ыңғайлы болу үшін, сондай-ақ олардың жоғалу себебін жою үшін олар жазылады. Арнайы журнал құрылып, онда келісімшарттардың егжей-тегжейлері, оларға қосымша келісімдер жазылып, олардың қозғалысының хронологиясы белгіленеді.
Бұл қажетті
- - келісім-шарттарды қағаз түрінде есепке алу журналы;
- - келісімшарттарды есепке алуға арналған бағдарламалық өнім;
- - компания құжаттары.
Нұсқаулық
1-қадам
Шарттарды есепке алу бойынша құжаттың бірыңғай нысаны жоқ. Бірақ сіз оны өзіңіз жасай аласыз немесе келісімшарттар туралы ақпаратты сақтауға арналған арнайы бағдарламалық өнімді сатып ала аласыз. Бірақ бірінші нұсқа ақысыз, егер қосымша шығындар қажет болмаса, сол жерде тоқтаңыз.
2-қадам
Құжат атауын келісімшарттық есепке алу журналының титулдық бетіне жазыңыз. Компанияңыздың атауын енгізіңіз. Егер компания жеткілікті үлкен болса, онда әр құрылымдық бөлімше үшін жеке журнал болған жөн. Бұл жағдайда бөлімнің атауын жазыңыз. Құжат берілген күнді, жеке деректерді, журналды жүргізуге жауапты адамның лауазымын енгізіңіз. Әдетте, бұл кадрлармен келісімшарт жасасатын персонал офицері, контрагенттермен келісім-шарт сақтаумен айналысатын заң бөлімінің қызметкері.
3-қадам
Құжат атауын келісімшарттық есепке алу журналының титулдық бетіне жазыңыз. Компанияңыздың атауын енгізіңіз. Егер компания жеткілікті үлкен болса, онда әр құрылымдық бөлімше үшін жеке журнал болған жөн. Бұл жағдайда бөлімнің атауын жазыңыз. Құжат берілген күнді, жеке деректерді, журналды жүргізуге жауапты адамның лауазымын енгізіңіз. Әдетте, бұл кадрлармен келісімшарт жасасатын персонал офицері, контрагенттермен келісім-шарт сақтаумен айналысатын заң бөлімінің қызметкері.
4-қадам
Электрондық кестені пайдаланып сегіз график жасаңыз. Қағазға басып шығару. Журналдың бірінші бағанына келісімшарттың реттік нөмірін, екіншісіне - қорытынды жасағанда оған берілген құжаттың нөмірін енгізіңіз. Келісім-шарт бойынша бухгалтерлік журналдың үшінші және төртінші бағандарына құжаттың басталу күнін, жарамдылық мерзімін жазыңыз. Бесінші бағанда келісімшарттың тақырыбын көрсетіңіз. Мысалы, компоненттерді жеткізу үшін.
5-қадам
Алтыншы бағанда контрагенттің (жеткізуші, сатып алушы), қызметкердің (персоналмен жасалған еңбек келісім-шарттарын ескерген кезде) атын енгізіңіз. Журналдың жетінші бағанында келісімшарт қай папкада орналасқанын жазыңыз (ереже бойынша, архивтердегі папкаларға нөмір беріледі), папканың орнын көрсетіңіз. Сегізінші бағанда құжаттарды сақтауға жауапты адамның қолын қойыңыз (оның тегі, инициалдары көрсетілген). Қызметкерді ауыстырған кезде келісімшарттарды беру актісін, оларды есепке алу журналын жасаңыз.
6-қадам
Егер сіз келісімшарттарды қолмен қадағалауды ыңғайсыз деп тапсаңыз, бағдарламалық өнімді жасауға тапсырыс беріңіз немесе дайын бағдарламаны сатып алыңыз. Мүмкін, ол біраз ақша талап етуі мүмкін, бірақ электронды түрде мұндай журналдың артықшылығы бар. Мысалы, келісімшартты тіркеу кезінде сіз құжаттың жолын компьютерде көрсете аласыз.
