Ұйым қандай да бір қызмет түрімен айналысса да, өз өмірінде ол сақталуы тиіс құжаттаманың едәуір көлемін жасайды. Компания неғұрлым үлкен болса және оның қызмет аясы кең болса, жинақталған құжаттардың көлемі соғұрлым көп болады. Әрине, ерте ме, кеш пе маңызды емес құжаттарды сұрыптау және жою туралы мәселе туындайды. Нені жоюға болатындығын және нені әлі сақтау керек екенін анықтау қажет.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжаттаманы жүйелеу үшін сақтау үшін алынған әр құжат үшін сақтау мерзімін анықтау қажет, осыдан кейін ұйымға қауіп төндірмей құжатты жоюға болады.
Розарчивпен сақтау мерзімі белгіленген құжаттардың бекітілген тізімін қолданыңыз. Құжаттаманың осы түрін жүйелеу кезінде басшылыққа алынатын негізгі құжат - «Ұйымдардың қызметінде қалыптасқан, сақтау уақытын көрсететін типтік басқару құжаттарының тізімі» (Росарчивтің 06.10.2000 ж. Бекітілген)
2-қадам
Егер сіздің ұйымыңыз ведомстволық біліктілік деңгейіне сәйкес келмесе, сізге жүгінуіңіз керек болатын ведомстволық бақылау тізімдерін зерттеңіз (мысалы, әскери кафедралар, банктік бөлімдер және т.б.). Ұйымдардың кең тараған түрлері үшін құжаттама тізімдері де құрылды (мысалы, акционерлік қоғамдар үшін).
3-қадам
Бірқатар құжаттар олардың ерекшеліктеріне сәйкес сақталуға жатады, мысалы, салықтық құжаттаманы кемінде 4 жыл, ал қаржылық есептілікті - кемінде 5 жыл сақтау қажет.
4-қадам
Тізімдерді қолдану құжаттарды ұйымдастырудың ең ыңғайлы тәсілі болып табылады, өйткені құжаттаманың әр түрі үшін нақты сақтау мерзімі бар. Алайда барлық құжаттарды тізімге жатқызуға болмайды. Кейбір құжаттар үшін сақтау мерзімін ұйым өзі белгілеуі керек.
Осы мақсатта ұйым тиісті бұйрық бойынша сараптама комиссиясын құрады, ол тұрақты негізде құжаттардың құндылығын зерттейді, сақтау мерзімдерін анықтайды және сақтау мерзімі өткен немесе талап етілмеген құжаттарды жояды. Комиссия құрамына құжаттың өзектілігін және оның жоғалуынан туындайтын тәуекелдерді есептей алатын адамдар кіруі маңызды.
