Жұмыс уақытын жоспарлау және ұйымдастыру кез-келген позициядағы тиімді жұмыстың маңызды құрамдас бөлігі болып табылады. Басқарушылық қызмет жағдайында алдын-ала жоспарлаудың маңызы одан сайын арта түседі, сондықтан бұл мәселеге өте мұқият қарау керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Менеджер өз уақытын өзі жоспарлай алады немесе бұл функцияны хатшының көмекшісіне толық немесе ішінара бере алады. Кез-келген жағдайда, хатшымен өзара әрекеттесусіз болмайды, өйткені жиналыстарды, материалдарды дайындайтын және ұйымдастыратын және кіріс қоңырауларын қабылдайтын ол. Сонымен қатар, хатшы әдетте менеджердің өзіне белгілі барлық жоспарларын сақтайды және оларды жұмыс уақытына сәйкес бөлуге тырысады, сондықтан оның жоспарындағы өзгерістер туралы хатшыны жедел хабарлау өте маңызды.
2-қадам
Бірақ сіз тек хатшыға сенбеуіңіз керек, жоспарланғанның бәрін жасауға үлгеретіндей уақытты қалай бөлуге болатындығын білу өте маңызды. Мұның жақсы тәсілі - өткен әр сағатты саралап, нақты не істелгенін және қанша уақыт кеткенін білу. Өзіңіз үшін көшбасшы ретіндегі негізгі ғаламдық міндеттерді бөліп көрсетіп, жұмыс уақытының көп бөлігін оларды шешуге арнау қажет. Қалай болғанда да, ең маңызды міндеттерді бірінші кезекте шешу керек, өйткені қазіргі уақыттағы тапсырмалардың 80% -ы жұмыс күнінің алғашқы 20% -ында шешілетіні, ал қалған уақыт тек 20% -ына жұмсалатыны белгілі. жұмыстың.
3-қадам
Кездейсоқ оқиғалардың сіздің кестеңізден өтуіне жол бермеңіз. Оларға алдын-ала жоспарлармен біраз уақыт бөлген дұрыс, бұл сізге негізгі тапсырмаларды орындауға уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Жиналыстарды, іс-шараларды, кездесулерді, конференцияларды жоспарлау кезінде дайындықты, материалдармен алдын-ала танысуды, стихиялық пікірталастар мен сұрақтарды ескере отырып, олар қажет болатын нақты уақыттан бастаңыз. Мұндай іс-шараларды уақытында таратуға тырысыңыз, келесі кездесудің басы алдыңғы кездесудің соңына қарсы тұрмауы керек, өйткені бұл жағдайда сіз көбіне кешігіп қалуға немесе финалды ұсақтауға мәжбүр боласыз.
4-қадам
Хатшының міндеттеріне көбіне келіп түскен қоңырауларды, ұсыныстарды, шақыруларды ескере отырып, күн мен аптаға алдын-ала жоспарлау кіреді. Жұмыс күнінің соңында хатшымен оның кестесі туралы оған түзетулер енгізе отырып, оның идеясын талқылаған жөн. Мұны тіпті күннің екінші жартысында жасағаныңыз жөн, сонда хатшының өзгертулер енгізуге, сол немесе басқа оқиғаны кейінге қалдыру туралы ұсыныспен қоңырау шалуға мүмкіндігі болады. Хатшымен үнемі байланысу әдетке айналуы керек, өйткені оның кестесі сіздердің күндеріңізге тікелей байланысты және көптеген іс-шаралар алдын-ала дайындықты қажет етеді.
5-қадам
Өткен жұмыс күндерін уақытты тиімді бөлу тұрғысынан талдаңыз. Мүмкін сіз көп нәрсені жасауға мүмкіндік беретін шешімдерді көресіз, мысалы, бір ауданда бірнеше кездесу өткізуге немесе кейбір іс-шараларды біріктіруге. Күнделікке өткен және жоспарланған оқиғаларды жазып алыңыз.
