Сізге шұғыл құжат керек, бірақ сіз оны қайда қойғаныңыз есіңізде жоқ па? Кеңсе өміріне тәртіп енгізіңіз, бәрін нөмірленген қалталарға орналастырыңыз - бұл сіздің жұмысыңызды жеңілдетеді.
Біз қағаздарға заттарды ретімен орналастырдық
Егер құжаттар аз болса және олар қолданудың бір саласына қатысты болса, оларды бәрін бір жерге, жақсырақ папкаға салу керек. Бірақ, әдетте, бір папка жеткіліксіз, олардың бірнешеуі болуы керек. Мысалы, компанияның құрылтай құжаттары бар папка, хаттар, жеткізушілермен келісімшарттар және т.б.
Кәсіпорынның кеңеюімен қалталардың саны көбейеді. Олар үшін сізге бір емес, бірнеше сөрелер қажет болуы мүмкін. Содан кейін жеке құжат айналымы және олардың папкалары болатын қызметкерлер пайда болады. Яғни, тәртіптің бірінші ережесі - сөрелерде болуы керек құжаттарды тақырыптық папкаларға тарату.
Қазір өндіріс көлденең және тік науаларды шығарады. Олар өте практикалық, аз орын алады, үстелге жақсы сыяды және жаңа жиһаз сатып алуды талап етпей, барлық негізгі және жиі қолданылатын құжаттарды қолда ұстауға мүмкіндік береді.
Тіркеу
Егер құжаттар көп болса, онда сіз оларға немесе бірнеше арнайы журнал (тіркеу журналы) жасай аласыз. Мысалы, кіріс және шығыс құжаттамасының журналдары. Оларда тіркеу күні және кіріс (шығыс) нөмірі, оның қысқаша мазмұны және / немесе атауы және құжат қайда жіберілгені (қай бөлімге, қай лауазымды тұлғаға тапсырылды, қай папкаға салынған және т.б.) көрсетіледі.).
Қапшықтардың бір бөлігі немесе барлығы үшін, егер көптеген құжаттар және ұқсас папкалар көп болса (мағынасы бойынша) сізге әр папкаға құжаттар тізілімі қажет болуы мүмкін, яғни олардың ішіне салынған немесе қандай-да бір жолмен тіркелген олардың тізімі қалтаның ортасында. Әр құжатқа нөмір берілуі мүмкін (егер ол бұрын болмаған болса) немесе өзіңіз бере аласыз. Сонда сізге барлық құжаттарды қараудың қажеті жоқ, тек олардың тізімін қарап, содан кейін қажетті нөмірді алыңыз.
Құжаттарды тиісті қалталарға, науалар мен сөрелерге орналастырыңыз, оларды уақытында бастаңыз, сонда сіз бәрін тез және оңай таба аласыз.
Жұмыс орнын ұқыпты ұстау
Жұмыс орны тәртіпте сақталуы керек. Үстеліңізді күнделікті немесе кем дегенде бірнеше күнде бір рет тазалап көріңіз. Қажетті құжаттарды үстелге қалдырып, қалғандарын папкаларға, науалар мен сөрелерге қоюға болады, егер сіз оларды біреудің қолынан алған болсаңыз, содан кейін оларды қайтарыңыз. Егер сіз оны берсеңіз ғана, оны кім немесе тіпті жазғанын жақсы есте сақтау жақсы.
Және соңында. Құжаттары әрдайым өз орнында болатын адам оңай табылып, уақытында әкелінеді, әрдайым билікпен жақсы қарым-қатынаста болады. Біз сізге осыны шын жүректен тілейміз.
