Хаттамадан алынған үзінді кез-келген ұйымның жұмыс процесінің ажырамас атрибуты болып табылады. Құжаттың түпнұсқасына ұқсас заңды күші бар үзінді көшірмесінде барлық қажетті мәліметтер болуы керек. Тиісті құжаттарды дайындау кезінде егжей-тегжейлі назар аудару керек.
Әдетте, хаттамалардан үзінділерді рәсімдеуге қойылатын талаптар әр кәсіпорында іскерлік айналымның ішкі ережелеріне сәйкес белгіленеді. Алайда, бұл құжатты қалай жасау керек деген жалпы қабылданған нормалар бар.
Хаттамадан үзінді - бұл нақты мәселе бойынша түпнұсқа құжат мәтінінің нақты көшірмесі. Сонымен, отырыс хаттамасынан үзіндіде жиналыс жазылған басқарушы органның атауы болуы керек. Әдетте, бұл ақпарат құжаттың тақырыбында көрсетілген. Мұнда құжат түрі «Хаттама» «Хаттамадан көшірме» болып өзгертілді. Кейбір жағдайларда құжаттың оң жақ жоғарғы бұрышында «Өтініш» деген жазу беріледі.
Сонымен қатар, түпнұсқаның заңды күшін сақтау үшін хаттамадан үзіндіде мыналар болуы керек:
- кездесудің орны, уақыты және уақыты;
- шешім қабылдау үшін кворумның болуы туралы ақпарат;
- төрағалық етушінің функцияларын орындайтын тұлға туралы мәліметтер;
- хатшының функцияларын орындайтын тұлға туралы ақпарат.
Жиналыстың күн тәртібі үзінді дайындалып жатқан нақты мәселеге дейін азаяды. Сол сияқты, үшінші тарап мәселелерін талқылауға қатысты барлық үзінділер құжаттан алынып тасталды.
Көшірме дайындалып жатқан күн тәртібіндегі мәселені қарау реттік нөмірімен, тұжырымымен, талқылау барысы мен қабылданған шешімдермен дәл беріледі.
Соңында үзіндіге төрағалық етуші қол қояды және мөрмен куәландырылады. Осыдан кейін оның растығын растайтын реквизит «Өтініш дұрыс» («Дұрыс») және шифрды ашқан хатшының қолы қойылады.
Хаттамадан алынған түпнұсқа үзінді нөмірленеді, тігіледі және уәкілетті адамның мөрімен және қолымен куәландырылады.
