Құжаттарды тіркеу - бұл белгілі бір құжатқа жіберу, қабылдау, жасау кезінде анықтамалық құжаттарды бекіту кезінде көрсетілетін процесс. Қазіргі кезде құжаттарды тіркеудің журналдық, карточкалық және автоматтандырылған түрлері қолданылады.
Құжаттарды ішкі тіркеу кез келген мемлекеттік немесе муниципалдық органның, мекеменің, коммерциялық ұйымның немесе жеке кәсіпкердің қызметінің ажырамас бөлігі болып табылады. Іс жүзінде бұл процесс құжат туралы негізгі ақпаратты ішкі тіркеу үшін қолданылатын арнайы форматта бекітуге дейін төмендейді.
Бұл жағдайда тек кіріс және шығыс құжаттары ғана ішкі тіркеуге жатпайды, сонымен қатар ұйымның өзінде жасалған құжаттар (мысалы, контрагенттермен келісімшарттар) жасалады. Құжаттарды тіркеу үшін жауапкершілік көбіне хатшыға немесе кеңсе қызметкеріне жүктеледі, ірі ұйымдарда бұл процесті оңтайландыру үшін тұтас департаменттер құрылады.
Құжаттарды ішкі тіркеу формалары қандай?
Құжаттарды ішкі тіркеудің ең кең тараған түрі - бұл журналды тіркеу болып табылады. Бұл жағдайда құжаттар туралы ақпарат бірнеше журналға бөлініп, арнайы журналға енгізіледі. Құжатты қабылдау, жіберу немесе құру күні, оның тіркеу нөмірі, аты-жөні және оның қысқаша сипаттамасы жазылған мәліметтерді міндетті түрде енгізіңіз.
Альтернативті форма - бұл құжаттарды карточкалық тіркеу, онда әрбір құжат туралы ақпарат жеке карточкаға енгізіледі, толтыру ережелері алдын-ала бекітілген. Ақыр соңында, ең прогрессивті нысаны құжаттарды автоматтандырылған тіркеу болып саналады, бұл құжат айналымын азайтады.
Ұйым үшін ең қолайлы форма қандай?
Құжаттарды ішкі тіркеудің журналдық формасы тиісті рәсімдердің орындалуына бір маман жауап беретін шағын ұйымдарда тиімді қолданылуы мүмкін. Бұл форманың жетіспеушілігі мынада: бірнеше қызметкердің құжаттарды тіркеу кезінде бір уақытта жұмыс жасауы мүмкін емес, сондықтан ол ірі компанияларға сәйкес келмейді. Сонымен қатар, құжаттарды тіркеудің бірнеше журналдары болған кезде (мысалы, әртүрлі бөлімдерде) олардың тіркеу деректерімен шатасушылық жиі туындайды.
Бұл кемшіліктерді құжаттардың кез келген саны туралы ақпаратты жылдам және тиімді жазуға мүмкіндік беретін ішкі тіркеу карточкасының формасын қолдану арқылы жоюға болады. Егер компанияның мақсаты қағазбастылықты азайту болса, онда мамандандырылған бағдарламалық жасақтаманы қажет ететін автоматтандырылған ішкі тіркеу формасын қолдану ұсынылады.
