Кадрлық бұйрықтарды жасау кезінде олардың құқықтық мәніне үлкен назар аудару қажет. Заңды күшке ие болу үшін оларда бірқатар қажетті реквизиттер, соның ішінде тіркеу индексі немесе басқаша айтқанда, құжат нөмірі болуы керек. Тапсырыстарды тіркеу ережелері мекеменің жергілікті құжатымен анықталады, бірақ жалпы ережелер де бар.
Нұсқаулық
1-қадам
Персоналға тапсырыстың реттік нөмірі оның тіркеу нөмірі (индексі) болып табылады. Қызметкерлерге арналған барлық бұйрықтардың (бұйрықтардың) нөмірленуі қызметтік жыл ішінде әкімшілік құжаттардың әр тобы бойынша арнайы тіркеу формаларында бөлек сақталуы керек.
Жұмыс жылы әдетте күнтізбелік жылға сәйкес келеді (1 қаңтар - 31 желтоқсан). Ерекшеліктер бар, мысалы, мәдениет, білім беру мекемелері, т.б., онда жұмыс жылы 1 қыркүйекте басталады.
2-қадам
Бастау үшін барлық тапсырыстарды бөлек топтарға бөліңіз. Қағаздарды жарамдылық мерзіміне сәйкес ұзақ мерзімді сақтау құжаттарына және қысқа мерзімді сақтау құжаттарына бөліңіз.
Қызметкерлер саны көп ірі ұйымдарда ыңғайлы болу үшін, сақтау мерзімі бірдей тапсырыстар массиві ішінде біртекті тақырып бойынша бірнеше топты таңдаңыз.
Мысалы, ұзақ мерзімді сақтауға арналған құжаттарды топтарға бөлуге болады: қабылдау туралы бұйрықтар, жұмыстан босату туралы бұйрықтар, ауыстыру туралы бұйрықтар. Қысқа мерзімді сақтау құжаттарын серияларға бөлуге болады: демалысқа, іссапарға тапсырыс.
Қызметкерлер саны өте көп ұйымдарда кейде персоналдың әр санаты үшін бұйрықтардың әріптік белгілерін әзірлеу қажет.
3-қадам
Әрі қарай бұйрықтардың осы топтарының әрқайсысын персоналға арнайы формада тіркеңіз. Тіркеу формасы ретінде сіз журналды, тіркеу және бақылау карталарын немесе электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана аласыз. Осы формалардың әрқайсысының артықшылықтары мен кемшіліктері бар.
Әдетте бірін-бірі қайталайтын тіркеу және бақылау карталары мен электронды картотекалар ұйымдастыруға және іздеуге ыңғайлы. Журналдар ақпараттық қауіпсіздікті көбірек қамтамасыз етеді.
Тіркеу парақтарында қатаң стандарт жоқ, бірақ әдетте келесі ақпараттан тұрады:
- күні;
- бұйрықтың реттік нөмірі;
- кім қол қойды (лауазымы, тегі);
- бұйрықтың қысқаша мазмұны;
- негіз;
- орындаушы.
4-қадам
Енді тапсырыстарды кадр бойынша санау үшін тек тиісті журналды қарап, құжатқа келесі индексті тағайындау керек.
