Қазіргі кезде іскерлік хат-хабарсыз бірде-бір салиқалы бизнес жасай алмайды, сондықтан оның дағдыларын меңгеру қазіргі қоғамда өте маңызды. Оның үстіне, бұл дағдылар кәсіп иелеріне ғана емес, серіктестермен хат алыса алатын қарапайым қызметкерлерге де қажет.
Нұсқаулық
1-қадам
Хат-хабардың мақсатына тоқталып, оны хатта ұстаңыз. Мұны істеу үшін, ең алдымен, кез-келген байланыс сұхбаттасушыны немесе оның наным-сенімін хабарлау қажеттілігін көздейтінін түсіну қажет. Белгілі бір жағдайға байланысты екпін бір жаққа ауысуы мүмкін.
2-қадам
Әңгімелесуші алдында жағымды іскерлік имидж жасаңыз. Ешқандай жағдайда бұл қадамды елемеуге немесе немқұрайлылықпен қарауға болмайды, өйткені хат жіберушіге деген көзқарас, тіпті оқылғаннан кейін де адресаттың есінде ұзақ уақыт сақталады. Хаттың іскери имиджіне алты негізгі критерий әсер етеді, мысалы: хат тақырыбын дұрыс таңдау, хатқа жауап беру уақыты, дұрыс жеке үндеу, хатты оқығаны үшін ризашылық білдіру, хатты аяқтау оң ескерту және жөнелтушінің дұрыс қолтаңбасы.
3-қадам
Хатта өзіңізге немесе компанияңызға деген адал клиенттік қатынасты қалыптастырыңыз. Маркетологтардың пікірінше, компания табысының шамамен 80% -ы оның тұрақты клиенттерінен келеді, сондықтан олардың талаптарына ерекше сақтықпен қарау керек. Тұрақты клиенттердің адалдығын арттыру үшін сіз хаттағы келесі үш жағдайды бақылауыңыз керек: клиенттің қажеттіліктеріне назар аударыңыз, хат мәтініндегі адресаттың сөздік қорын қолданыңыз және адресаттың логикасына бағыныңыз. Клиентке жақындау арқылы ғана, жөнелтуші өзінің қалауын толықтай қанағаттандыра алады.
4-қадам
Әріпті мағыналық компоненттерге бөлу. Бұл жағдайда адресатқа бұл неғұрлым сенімді болып көрінеді. Осындай үш компонент бар: жөнелтуші не ұсынатыны туралы ақпарат, адресатқа қандай пайда әкелетіндігі туралы нақты хабарлама және хаттың негізгі тармақтарын дәлелдейтін сенімді дәлелдер.
5-қадам
Сөйлемдерді олар жазылған тілдің нормаларына анық сәйкес келетін етіп құрыңыз. Бұл орфографиялық ерекшелік адамның ақпаратты қабылдауына әсер етеді. Сөйлем мүшелерін белгілі бір тіл үшін ең қарапайым қабылданған тәртіппен орналастырыңыз. Сөйлемдердің өздері қысқа әрі түсінікті болуы керек. Оқырманға ақпаратты түсінуді жеңілдету үшін абзацтардың арасына қосымша бос орындар қойыңыз.
