Байланыс каналдарының көптігіне қарамастан, электрондық пошта іскери байланыстар үшін ең сенімді болып қала береді. Оның ауызша байланысқа түсер алдындағы айқын кемшілігі - алушы хатты елемеуі мүмкін. Бос орынға жазбау үшін, электрондық пошта арқылы хат алмасу ережелерін білу маңызды.
Тақырып - басты
Электрондық іскери корреспонденцияның тиімділігі көп жағдайда дұрыс тақырыпқа байланысты. Жіберілген хабарламалар тізімін қарап отырып, алушы жұмыс күнінің соңында маңызды тақырыптарға артықшылық бере отырып, тақырыпсыз хат қалдыруы мүмкін.
«Александрдан», «Виталий үшін» форматындағы тақырып және басқа реферат тақырыптары, егер алушы хат күтіп тұрса және жақында сөйлескен кезде маңызды ақпаратты жіберу туралы хабарланған болса ғана сәйкес келеді. Барлық басқа жағдайлар үшін мұндай тақырыптар өкінішті. Олар үндеудің себебін, хаттың мәні мен маңыздылығын көрсетпейді.
2-4 сөзден тұратын нақты анықталған сөйлем жақсы тақырып болып саналады. Мысалы: «Бекітуге арналған есеп жобасы», «« Бизнес-Трейд »жауапкершілігі шектеулі серіктестігінен коммерциялық ұсыныс,« шифер жеткізу туралы »,« шифер. Қарауға ұсыныс ».
Үндеудің мақсатына қарамастан, хат авторы назарын аударуда абай болу керек. Сонымен, «Шұғыл!», «Директордың жеке өзі», «Маңызды!» тек жолдаушы үшін ғана емес, сонымен қатар алушы үшін де хабарламаның мәні өте жоғары болған жағдайда ғана тақырып жолында көрсетілуі керек. Егер сол байланысқан адамның әр хатында негізсіз назар аудару белгілері болса, алушы оларға жауап беруді тоқтатады, ал төтенше жағдайларда оларды қара тізімге жібереді немесе бағыныштыларға бағыттайды.
Апелляция
Электрондық пошта хабарламадан басталуы керек. Алушының толық атын пайдалану және оларды қатесіз жазу өте қажет. Өзінің атауындағы орфографиялық қатені байқаған мұқият адресат үндеу авторына деген сенімділік пен диалогты жалғастыруға деген қызығушылықты жоғалтатыны сөзсіз.
Бұған жол бермеу үшін, тіпті жаппай пошта арқылы жібергенде де, ілеспе хат мәтінін жібермес бұрын оны түзетуді ұмытпаған жөн. Қателер көбінесе адресат, күрделі фамилияларды жазу кезінде аяқталады. Алушының мәртебесіне қарамастан, аты мен әкесінің аты бойынша қолдану дұрысырақ, егер олар белгісіз болса, онда дәстүрлі бейтарап конструкцияларды қолдануға рұқсат етіледі: «Қайырлы күн», «Сәлем». Егер хаттың авторы мен алушысы әр түрлі уақыт белдеулерінде тұратын болса, келесі шағымға жол беріледі: «Қайырлы күн», «Қайырлы сағат».
Өзіңіздің және басқа адамдардың уақытын бағалаңыз
Электрондық пошта қысқа, түсінікті және тітіркендіргіш немесе қажет емес мәліметтерден тұруы керек. Бұл сапа әсіресе электрондық хат-хабарлар оны жалғастыру емес, іскерлік ынтымақтастықтың бастауы болатын жағдайларда өте маңызды.
Апелляцияның бірінші абзацында автор, егер хат-хабар бұрын жүргізілмеген болса немесе ұзақ уақыт бойы үзілген болса, өзін таныстыруы керек. Бұл үшін оңтайлы дизайн дәстүрлі сөйлем болып табылады: «Сіз Василий Кузнецов, Business Trade қызметкері туралы алаңдайсыз. Әңгімемізді арна ұсыну туралы ұсынысты қарау туралы жалғастырғым келеді ».
Әрі қарай, ұсыныстың өзі мүмкіндігінше қысқа түрде ұсынылуы керек және кеңейтілген ақпарат көзі ретінде коммерциялық ұсыныс хатқа қосылуы керек.
Сөйлемдегі барлық толық ойларды абзацтарға бөліп, тізімдерді енгізу керек, батыл бөлектеу және астын сызу орынды қолданылуы керек, бұл оқырманның ақпаратты қабылдауын жақсартады және тақырыпқа ену уақытын қысқартады. Әдетте электрондық пошта сирек 3-5 параграфтан тұрады.
Соңғы құрылыс
«Ізгі тілекпен, …», «Сізге шын жүректен, …» т.с.с. іскерлік қоштасу хаттарымен аяқтау орынды, бірақ «Әрқашан сіздікі, …» сияқты қоштасу сөздерімен., сіз мүмкіндігінше абай болуыңыз керек, өйткені бейресми тон және шамадан тыс конвергенция алушы үшін түсініксіз болуы мүмкін.
Қолға байланыс деректері қоса берілуі керек. Телефон нөмірлерін, факсты, ұсынылатын ұйымның ресми веб-сайтын, сондай-ақ электрондық пошта мекен-жайының сақтық көшірмесін көрсету маңызды, себебі алушы байланыс мекен-жайын хаттың өзінде көреді.
Құжатты дайындау процесінде пайда болатын ойлар пост-скриптпен ресімделмеуі керек. Өздеріңіз білетіндей, жазуға арналған кешіктірілген идеялардың мұндай көрінісі тек жеке хат алмасу кезінде орынды болады. Электронды теру кез-келген уақытта апелляцияның мәтіндік мазмұнын өзгертуге мүмкіндік береді. P. S. хатында қолданыңыз алушы жағымсыз қабылдауы мүмкін, ол себепсіз емес, адресат хатқа қосымша ақпаратты үйлесімді түрде енгізуге уақыт бөлді және тез пост-скриптпен шектелуге шешім қабылдады деп ойлауы мүмкін.
