Әр түрлі құжаттарды есепке алу, олардың айналымы және сақталуы үшін кадр қызметтері бұйрықтар, каникулдар, анықтамалар мен анықтамалықтар кітабын пайдаланады. Тіркеу журналдары ішкі пайдалануға арналған құжаттар болып табылады және ұйымның кадрлар бөлімінде сақталады, ал бұл құжаттарды жүргізу мен сақтауға арнайы тағайындалған адам жауап береді.
Нұсқаулық
1-қадам
Министрлікпен бекітілген тапсырыс журналын пайдаланыңыз немесе оны өзіңіз жасаңыз. Қаптаманы ауыр салмақты материалдан жасаңыз. Парақтың ортасына ұйымның атауын және кітаптың тақырыбын жазыңыз. Төменде журналдың басталу және аяқталу күндерін көрсетіңіз. Артқы мұқабада құжатты сақтауға және толтыруға жауапты адам туралы ақпаратты көрсетіңіз: қызметкердің лауазымын, тегін және инициалдарын көрсетіңіз.
2-қадам
Беттерді өзгертуге немесе журналдан алып тастауға болмайтындығына көз жеткізіңіз. Кітап беттерін нөмірлеп, шілтермен бекітіңіз. Соңғы параққа балауыз немесе мастикадан пломба қойыңыз, кадр бөлімі бастығына немесе ұйым басшысына сертификаттауға дайын шаблон ұсыныңыз. Ескерту жасаңыз: _ парақтар нөмірленген, шілтерленген, осы журналға мөрмен бекітілген. Директор: _ (қол қою, қолдың шифрын ашу). Күні: _ (күн, ай, жыл) «.
3-қадам
Жазбаларды тіркеу үшін ыңғайлы бет бағдарын (альбомдық, портреттік) таңдаңыз. Қажет болса, келесі бағандардан тұратын кесте орналастырыңыз:
- жазбаның реттік нөмірі;
- кіру күні;
- бұйрықтың реттік нөмірі;
- бұйрыққа қол қойған адамның лауазымы, тегі және инициалдары;
- бұйрықтың қысқаша мазмұны.
Кестелік көрініс сізге ұнамаса, жазбаларды еркін түрде сақтаңыз. Ең бастысы - тапсырыстарды бекіту күндеріне сәйкес нөмірлердің берілу тәртібін сақтау және жоғарыда келтірілген мәліметтерді бухгалтерлік кітапта көрсету.
4-қадам
Тапсырыс журналының жазбаларын көк, қара немесе күлгін сиямен жазыңыз. Бұрын жасалған белгілерді өшіруге, өшіруге және жоюға жол бермеңіз. Егер сізге өзгеріс енгізу керек болса, түзетілген мәтінді бір жолмен сызып тастаңыз, сонда да оны оқи аласыз. Сол бағанда немесе жолда жаңа дұрыс жазба жасаңыз. Өтінемін, қол қойыңыз және өзгерту күнін көрсетіңіз. Егер қатені орнында түзету мүмкін болмаса (мысалы, бос орын болмаса), төменде жаңа жазба жасаңыз және ескірген ақпараттың жанында «жазба жарамсыз» құсбелгісін қойыңыз.
5-қадам
Журналды тіркеуді тоқтатқаннан кейін журнал кітабының алдыңғы мұқабасында журналдың жарамдылық мерзімі туралы жазба жасаңыз.
