Құжаттардың дұрыс сақталуы дұрыс келісімшарттарды табуда қиындықтарды болдырмайды. Бағалы қағаздарды рәсімдеуге аз уақыт жұмсағаннан кейін, қажеті әрқашан аман-есен болатынына сенімді боласыз.
Нұсқаулық
1-қадам
Қажетті құжатты оңай табу үшін бухгалтерлік кітап жасаңыз. Келісімшартқа сан беріп, оны осы дәптерге енгізіңіз. Сериялық нөмірге қосымша келісім-шарт жасалған күнді жазыңыз. Журналдағы жол келесідей болуы керек: 1. 23.03.2010 ж. № 987DL келісім-шарт. Сонымен қатар, ескертулерде, егер мұрағаттаудың корпоративті стилі қажет болса, келісімшарттың мәнін көрсетіңіз.
2-қадам
Әрбір заңды тұлғаға, егер оларда ұйымда бірнеше болса, жеке құжаттар тізілімін жасаңыз. Оларды белгілеу үшін кәдімгі белгілерді қолданыңыз. Мысалы, «Көңілді суреттер» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің келісімшарттарын 987ВК деп енгізіңіз. «Мурзилка» ААҚ келісімшарттары 987М. Шатастырмау үшін сандарды қатаң түрде тағайындаңыз.
3-қадам
Келісім-шартты барлық бекіту кезеңдерінен өткеннен кейін, екі тараптың бас директорлары қол қойып, барлық мөрлер басылғаннан кейін оны папкаға салыңыз. Құжаттарыңыздың қауіпсіздігін сақтау үшін қатты мұқабалы байланыстырғыш материалдарды таңдаңыз. Әр заңды тұлға үшін жеке папка жасаңыз.
4-қадам
Шартты байланыстырғышқа салу үшін парақтарды байланыстыратын қағаз қыстырғышты абайлап алыңыз. Жаңа тесіктерді саңылаумен тесіңіз. Құжатты папкаға салыңыз және оны металл шашақтармен бекітіңіз. Бір келісімшартты басқасынан А4 бос парағымен бөліңіз.
5-қадам
Құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір әдісі бар. Мөлдір файлдар жиынтығын сатып алыңыз. Әр келісімшартты бөлек мұқабаға салыңыз және оны қалтаға салыңыз.
6-қадам
Бір папкаға көп келісімшарттар салмаңыз - парақтар мыжылуы мүмкін. Қағаз сыртқа шықпауы үшін байланыстырғыш оңай жабылуы керек.
7-қадам
Құжаттары бар қалталарды сақтауға арналған сөреге бөлек сөре қойыңыз. Тұтқыр материалдың соңында келісімшарттар жасалған жыл мен заңды тұлғаны көрсетіңіз. Қажет болса, осылайша сізге қажет келісімшарттарды тез таба аласыз.
8-қадам
Үш-төрт жыл бұрын жасалған құжаттары бар папкаларды сақтаудың қажеті жоқ. Жылға және келісімшарттың иесі болып табылатын заңды тұлғаға қол қоя отырып, оларды тығыз картон қораптарға салыңыз. Пакеттерді қоймаға жіберіңіз. Құрғақ сақтау орнын табыңыз. Ылғал құнды қағаздарды өлтіруі мүмкін.
