Номенклатура - бұл архивті құрайтын және жүйеге енгізілген белгілі бір ұйымда жаңадан ашылған барлық істердің тізімі. Онда істің индексі, атауы, оны сақтаудың белгіленген мерзімі көрсетілуі керек.
Номенклатура түрлері
Іс қағаздарында номенклатураның үш негізгі түрі бар: стандартты, жуықталған және жеке. Стандарт федералдық заңмен бекітілген және сол типтегі ұйымдарда номенклатураны құрудың үлгісі болып табылады. Шамамен номенклатурада қатаң нормаланған істер саны жоқ. Онда индекстерімен ашуға ұсынылған жағдайлардың тізімі келтірілген. Жоғарыда аталған номенклатура түрлері мемлекеттік және муниципалдық ұйымдар мен мекемелерде жасалады. Жеке ұйымдардың қызметкерлері жарғылық құжаттар негізінде, есеп беру түрлері, жұмыс жоспарлары және т.б. жеке істер тізімі жасалуда. Ол кәсіпорынның қалыптасқан жағдайларының барлық көлемін қамтиды.
Номенклатураны құрастыру тәртібі
Жыл сайын ескінің негізінде істердің жаңа номенклатурасы жасалады. Сонымен қатар, барлық құжаттар қайта қаралуға жатады. Номенклатураның маңызды компоненті - бұл істің сақтау мерзімі. Осы негізде уақытша, ұзақ мерзімді және тұрақты сақтау жағдайлары ажыратылады. Уақытша сақтау файлдарының мерзімі он жылдан аз, ұзақ мерзімді сақтау он жылдан асады. Сақтау мерзімі өткен құжаттарға қатысты тізімдеме жасалады, онда құжаттың реттік нөмірі, аты-жөні, жасалған жылы, парақтар саны және нақты түрде көрсетілген жағдайларда басқа ақпарат көрсетіледі. Түгендеу жасалғаннан кейін бұл құжаттар жойылуға жатады.
Құрылымдық жағынан номенклатура бөлімдермен, кіші бөлімдермен ұсынылған. Алайда, бұл бөлу мемлекеттік ұйымдар мен мекемелерге тән. Жеке ұйымдарда бұл бөлу шартты болып табылады және билік пен бағыныштылықтың арақатынасын көрсетуден гөрі, олардың қызметінің негізгі бағыттарын көрсетеді.
Номенклатура кестесі бес бағаннан тұрады: біріншісінде істің индексі, екіншісінде істің аты, үшіншісі - парақтар саны (ағымдағы жылдың соңында көрсетілген), төртіншісі - сақтау мерзімі нормативтiк құқықтық актiлермен белгiленген, бесiншi - iстi ашуға, жою мақсатында тiзiмге енгiзуге қатысты ескертпелер және т.б.
Номенклатураға енгізілген ұзақ және тұрақты сақтау жағдайы екі жүз елу беттен аспауы керек. Егер ауылдардың саны нормадан асып кетсе, істі екіге немесе одан көпке бөлген жөн.
Құрастырылған істер номенклатурасы мұрағат бөлімімен келісіліп, ұйым басшысы қол қоюы керек.
