Үзіндіде негізгі құжатта көрсетілген нақты мәліметтер бар. Іс жүзінде, мысалы, құпия құжаттармен жұмыс жасау кезінде көшіру мүмкін болмаған жағдайда жасалады. Мәлімдеме жасаған кезде сіз арнайы талаптарды ұстануыңыз керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжаттан көшірменің бірыңғай формасы жоқ, сондықтан оны жасағанда міндетті түрде ұйымның ережелері мен ішкі құжаттарын сақтаңыз. Негізгі құжатта мәлімдемеден көргіңіз келетін мәтіннің үзінділерін таңдаңыз. Егер сіз оны толығымен қайта тергіңіз келсе, сізге ештеңе таңдаудың қажеті жоқ. Құжаттың жоғарғы ортасындағы бос параққа ұйымның атауын толығымен жазыңыз. Төменде құжаттың атауын көрсетіңіз, мысалы, «01.02.2012 жылғы No12 бұйрықтан үзінді».
2-қадам
Көшірілген құжаттың нақты тұжырымын қайта жазыңыз. Мысалы, егер бұл тапсырыс болса, сіз «тапсырыс беремін» сөзін ұмытпастан, үзінді мәлімдемесін қайта жазуыңыз керек. Егер сіз хаттамадан үзінді жасап жатсаңыз, «Шешілді» немесе «Шешілді» сөзіне жазыңыз. Егер сіз тек бірнеше абзацтарды көшіріп жатсаңыз, олардың нөмірленуін ұмытпаңыз (үздіксіз сандар пайда болса да). Ешқандай сөздерді, сөз тіркестерін қоспай, тіпті соңын өзгертпестен түпнұсқа мәтінді толығымен көбейту керек екенін ұмытпаңыз, яғни құжаттан дәйексөз келтіру керек.
3-қадам
Негізгі мәтіннен кейін негізгі құжатқа бұрын қол қойған адамның қолы қойылуы керек. Егер сіз хаттамадан үзінді жасасаңыз, онда оған құжаттың түпнұсқасында қолы қойылған барлық қызметкерлер қол қоюы керек. Төменде барлық ақпаратты өз қолыңызбен куәландырыңыз, тегіңізді, инициалдарыңыз бен лауазымыңызды көрсетіңіз. Ұйымның мөрін басуды ұмытпаңыз. Егер құжат ішкі пайдалану үшін қажет болса, құжаттарды тіркеуге мөртабан қою жеткілікті болады.
4-қадам
Хатшымен немесе басқа уәкілетті адаммен құжатты міндетті түрде куәландырыңыз, ол «Дұрыс» деп жазып, инициалдарын көрсетіп, қол қоюы керек. Бұл тұжырымдамасыз құжат жарамсыз болады.
