Тығыз жұмыс кестесінде түскі асқа ғана емес, бес минуттық тынығуға да уақыт бөлу қиынға соғуы мүмкін. Төтенше жағдай режимінде жұмыс жасау тек физикалық шаршауға әкелмейді. Депрессияны тудыруы мүмкін психологиялық ыңғайсыздық пайда болады. Міне, сондықтан міндеттерді гиперкүш-жігерсіз орындауға қол жеткізу үшін жұмыс күнін сауатты ұйымдастыру қажет.
Уақытты басқару матрицасы - оны қалай құруға болады
Жұмыс уақытын оңтайландырудың ең танымал құралы - Эйзенхауэр матрицасы. Бұл уақытты басқару тренингтерінде макияжға үйретілетін бірінші нәрсе. Қарапайым төрт ұялы кестеде тапсырмалар басымдылыққа бөлініп жазылады. Жоғарғы сол жақта - шұғыл және маңызды. Бұған жедел дағдарыстық жұмыс сәттерін, жедел тапсырмаларды, орындалу мерзімі жақындаған жобаларды шешу кіреді. Жоғарғы оң жақта - маңызды, бірақ онша шұғыл емес мәселелер. Бұл жаңа жобаларды жоспарлау, аяқталған жұмыстардың тиімділігін, ағымдағы күнделікті міндеттерді бағалау, қызметтің жаңа бағыттарын анықтау. Төменгі сол жақ ұяшық - маңыздылығы аз, бірақ шұғыл болатын тапсырмалар. Бұған телефон арқылы сөйлесу, кейбір кездесулер, шұғыл материалдарды қарау, әлеуметтік шаралар жатады. Ал соңғы, оң жақ төменгі ұяшық - маңызды емес және шұғыл емес мәселелер. Бұл күнделікті жұмыс, кейбір қоңыраулар, ойын-сауық.
Ең тиімді жұмыс күні болып оң жақ шаршы максимумға дейін толтырылатын - маңызды, бірақ шұғыл емес мәселелер саналады. Бұл барлық берілген тапсырмаларды орындауға уақыт бар екенін білдіреді, бәрі жоспар бойынша жүреді, төтенше жағдай күтілмейді. Егер жоғарғы сол жақ квадрат толы болса, бұл көптеген міндеттер «кейінге қалдырылды» дегенді білдіреді, енді сіз шұғыл және өте маңызды мәселелер бойынша жинақталған үйінділерді тазалауыңыз керек. Сонымен бірге маңызды, бірақ шұғыл емес нәрселер жинақталып жатыр, оны жасау керек, бірақ бұған уақыт жоқ. Ал төтенше жағдай аяқталғаннан кейін, екіншісі жедел емес істердің орындалу мерзіміне әлдеқашан жақындағанына байланысты қалыптасады.
Іс-шаралардың мұндай дамуын болдырмау үшін Эйзенхауэр матрицасын тек жұмыс күнінде ғана емес, жүйелі түрде құрастыру қажет. Ең тиімді менеджерлер мұны бірнеше рет жасайды. Айдың соңында - келесі, ұяшықтарға негізгі тапсырмаларды тарату. Аптаның аяғында - келесі, квадраттарға ағымдағы жұмыстарды шашыратып, түзетулер енгізеді. Ал жұмыс күні аяқталғанға дейін - келесі, негізгі мәселелердің жоспарын құру. Жауапкершіліктің осылайша бөлінуі бес-он минутты алады және миды қай нәрсені бірінші, қайсысын кейінірек жасау керек екенін білуге мүмкіндік бермейді.
Тұрақты дағдарыс - не істеу керек?
Егер заттар жиналып, жиналып қалса және жұмысшының сегіз сағаты барлық міндеттерді орындау үшін жеткіліксіз болса, өкілеттіктерді беру туралы ойлану керек. Мүмкін бір қызметкер шеше алмайтын тым көп міндеттер қойылған шығар. Бұл жағдайды басшылыққа түсіндіру керек. Мұны істеу үшін сізге ішкі тармақтармен жұмыс тізімін жасау керек - тапсырманы орындау үшін не істеу керек. Одан да жақсы, уақытты жоспарлаңыз. Бұл бастыққа бір адамға арналған барлық жұмыс көлемін жеңудің шындыққа жанаспайтындығын анық көрсетеді. Бұл жағдайда міндеттердің бір бөлігі менеджерден алынып тасталуы және басқа қызметкерге берілуі мүмкін.
