Шетелдіктермен іскери хат алмасу кезінде тиісті құжаттарды дұрыс рәсімдеу өте маңызды. Шетел тілінің барлық ережелерін ғана емес, сонымен қатар тіркеудің қабылданған стандарттарын да ескеру қажет. Келіссөздердегі көптеген сәтсіздіктер белгілі бір ережелерді сақтағысы келмегендіктен туындайды.
Нұсқаулық
1-қадам
Іскерлік хат жазу үшін тек А4 форматты қағазды пайдалану керек. Құжат кез-келген жағдайда папкаға салынуы үшін құжатта кең жиектер қалдыруды ұмытпаңыз (сол және оң жақ шеттері әрқайсысы 2,5 см, ал жоғарғы жиегі кемінде 4 см болуы керек).
2-қадам
Беттің жоғарғы жағына қайтару мекен-жайын кері тәртіппен жазыңыз. Алдымен аты-жөніңізді, содан кейін - кеңсе немесе пәтер нөмірін, үй нөмірін, көше атауын, қала, қала коды, аймақ, елді енгізіңіз.
3-қадам
Оны екі рет орналастырыңыз және хаттың күнін қосыңыз. Айды сөздермен немесе сандармен көрсетуге болады (мысалы, 2011 жылғы 12 қараша). АҚШ-қа хат жібергенде алдымен ай жазылуы керек, ал Ұлыбританияда нөмір бірінші болып көрсетіледі.
4-қадам
Оң жақта алушының мекен-жайын мекен-жайдың сол ретімен енгізіңіз. Егер сізге бұрын жіберілген хатқа сілтеме жасау қажет болса, оны құжаттың сол жағындағы сілтемені қолданып хабарласпас бұрын дереу орындаңыз («Біздің анықтама. # Хат нөмірі» немесе «Сіздің хабарламаңыз #»).
5-қадам
Қайта екі орын бөліп, апелляцияны жазыңыз. Егер сіз адресатты білсеңіз, онда хат «Құрметті мырза …» деп басталады. Егер сіз әйел туралы айтатын болсаңыз, онда «ханымды» көрсетіңіз. (немесе егер ол үйленбеген болса немесе оның әлеуметтік жағдайы белгісіз болса, «ханым»). Егер адресат белгісіз болса, «Құрметті мырза немесе ханым» деп көрсеткен дұрыс. Сіздің сұранысыңыздан кейін міндетті түрде қос нүкте қосыңыз.
6-қадам
Хат мәтіні ықшам, бір интервалмен жазылған. Сізге кез-келген жағдайда сыпайы жазу керек. Абзацтар арасындағы екі жолды өткізіп жіберіңіз, «қызыл сызықты» қолданбаңыз, өйткені Американдықтар мен еуропалықтарда мұндай ұғым жоқ.
7-қадам
Мәтінді жалпы тілді қолдана отырып, позитивті нотада аяқтаңыз (мысалы, «біз сізден жауап күтеміз»). Сізбен қалай байланысуға болатындығын көрсетіңіз.
8-қадам
Қорытынды фразаңызды жазыңыз (мысалы, «Сіздің құрметіңізде»), бос орын қалдырыңыз және қол қойыңыз. Қолтаңбаның шифрын ашу керек.
