Ұйымдардың, кәсіпорындардың кадр қызметтерінде көптеген құжаттар сақталады: жалдау, демалыс беру туралы бұйрықтар, аударымдар, марапаттар, қосымша ақшалай төлемдер, жұмыстан шығару және басқалар. Мұндай құжаттарды сақтаудың маңыздылығы әрбір нақты қызметкердің құжаттарының есебін жүргізу қажеттілігімен байланысты. Іс бойынша құжаттарды дұрыс және тез қалыптастыру міндеті персоналға жүктелген.
Нұсқаулық
1-қадам
Істерді қалыптастыру дегеніміз - орындалған құжаттарды істерге орналастыру. Бастапқыда қалыптасқан және бір күнтізбелік жылға жатпайтын жағдайларды қоспағанда, құжаттарды әр күнтізбелік жылға арналған топтарға топтастырыңыз. Мұндай істерге мыналар жатады: студенттердің, қызметкерлердің, жұмысшылардың жеке істері, сот ісі, зейнетақы істері, ауру тарихы, сонымен қатар басқа да бухгалтерлік құжаттар.
2-қадам
Студенттердің, студенттердің, аспиранттардың жеке іс құжаттарын түпкілікті қалыптастыру оқу орнын бітіргенде немесе аспирантурада аяқталғаннан кейін жүргізілуі керек; жұмысшылар мен қызметкерлер - жұмыстан босатылған кезде; ауру тарихы - пациенттің шығуын қамтамасыз еткеннен кейін; сот істері - сот талқылауы аяқталғаннан және шешім шығарылғаннан кейін бірден; зейнетақы жағдайлары - зейнетақы төлемдері тоқтатылғаннан кейін.
3-қадам
Мұрағаттық сақтауға дайындық кезінде жұмыстан шығарылған қызметкерлердің жеке істерін жеке істерге біріктіріңіз, егер парақтар саны екі жүз елуден аспаса. Дәл сол білім беру ұйымын бітірген адамдарға қатысты. Сіз жеке жеке файлды жеке сақтау бірлігі ретінде жасай аласыз. Бұл ереже тұрақты сақтаудың жеке файлдарына қолданылады.
4-қадам
Жеке файлдарды құру кезінде сақтаудың әр түрлі кезеңдерін ескеріңіз. Ұзақ мерзімді және тұрақты сақтау мерзіміне қатысты оларды бөлек қалыптастырыңыз, сонымен қатар оларды әртүрлі тізімдемелерге қосыңыз.
5-қадам
Персоналдың бұйрықтарды белгіленген сақтау мерзіміне сәйкес жағдайларға топтастырыңыз. Әрбір жеке іс ішінде құжаттар хронологиялық тәртіпте, яғни жылдың басынан аяғына дейін, сондай-ақ оларды бекіту, жинақтау, тіркеу күніне дейін енгізіледі.
6-қадам
Жеке кабинеттерден, жеке карталардан, еңбек кітапшаларынан, сондай-ақ жеке істер карталарынан қалыптасқан істер қатаң түрде алфавиттік тәртіпте жүйеленеді. Мұндай дизайнды қолданған кезде жеке іс ашылған адамдардың аттарында алғашқы үш әріпті көрсету арқылы қосымша түсініктеме беріңіз.
