Жиналған құжаттар тым көп болған кезде және олар бір үйіндіде болғанда, қайсысы не туралы екенін анықтау қиынға соғуы мүмкін. Дұрыс құжатты табу одан да қиын. Бұл мәселені шешу үшін сізге құжаттарыңызды ретке келтіру керек. Сипатталған әдіс тек қағаз жүзіндегі құжаттарды ұйымдастыруға ғана жарамсыз, ол электронды түрде құжаттарға, әрине, шамалы болжамдармен қолданылады.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжаттарыңызды жүйелеу өте көп болса да, оңай. Барлық қол жетімді құжаттармен танысып, оларды сұрыптайтын санаттар тізімін жасаңыз. Осы тізімде кіші категориялар бар-жоғын анықтаңыз. Мысалы, келісімшарттардың жалпы санатында жеткізілімге, қызмет көрсетуге арналған шарттарды ажыратуға болады. Тапсырыстардың ішінде компанияның қызметіне қатысты жалпы бұйрықтарды және жеке құрамның бұйрықтарын бөліп көрсетіңіз.
2-қадам
Санаттар тізімі аяқталғаннан кейін құжаттарды қалай және қайда орналастыратындығыңызды анықтаңыз. Басшылықпен кеңсе керек-жарақтарын (папкалар, файлдар, түрлі-түсті стикерлер) сатып алуға кететін шығындармен келісіңіз, өйткені құжаттарды сұрыптау және тарату жағымды, егер сізге ескі қирап жатқан папкалармен скрипка жасау қажет болмаса.
3-қадам
Өзіңіз жасаған тізім бойынша қолда бар құжаттарды сұрыптаңыз. Оларды бөлек стектерге салыңыз. Қажет болса, оларға қарындашпен жазыңыз немесе стикер жапсырыңыз (сұрыптау процесінде шатаспау үшін).
4-қадам
Бір санаттағы құжаттардың (кіші санаттың) қалтаға кіретіндігін бағалаңыз және оларды файлға салыңыз. Құжаттарды оларды дайындалған күнге қарай орналастырған дұрыс. Әдетте, күнделікті жұмыста құжаттар жасалуы бойынша, ең соңғы құжаттардың жоғарғы жағында жазылады. Істерді мұрағатқа өткізген кезде бұйрық өзгереді (жоғарғы жағында - ең алғашқы құжат, төменгі жағында - соңғы жасалған күніне дейін).
5-қадам
Егер сіз әртүрлі жылдардағы құжаттарды бір папкаға жазып жатсаңыз, бір жылын екіншісінен түрлі-түсті стикермен немесе үлкенірек парақпен көзбен бөліңіз. Мұндай бетбелгілер болашақта қажетті құжатты табуды едәуір жеңілдетеді.
6-қадам
Келесі құжатқа қосымша жасаңыз.
7-қадам
Қажет болған жағдайда әр папканың мазмұнын, жасалған күнін және техникалық қызмет көрсетудің аяқталуын, сақтау орнын және т.б. көрсете отырып, құжаттармен бірге барлық қалталардың тізілімін жасаңыз. Папкаларды оларды қолдануға ыңғайлы етіп орналастырыңыз және сізге макулатура тоннасы арқылы оларға «кіріп өтудің» қажеті жоқ.
