Уақытты басқару - бұл тізімдерге басымдық беру арқылы өзін-өзі ұйымдастыру ережелері. Өзін-өзі ұйымдастырудың әртүрлі тәсілдері бар және олар сіздің кім екеніңізге байланысты: көшбасшы, орындаушы немесе «орта деңгей» менеджері. Бұл мақалада басшылар үшін уақытты басқаруға баса назар аударылады.
Көшбасшы, фрилансер, өзін-өзі жұмыспен қамтыған кәсіпкер өз бетінше шешім қабылдайды және олар үшін жеке жауапкершілікті көтереді, сондықтан оған басымдықтар қою, мақсаттар қою және оның жеке қатысуын қажет етпейтін нәрсені тапсыра білу маңызды.
Менеджерге арналған уақытты басқару әдістері:
«ABC жүйесі»
Істер тізімін құруға басымдық берілген. А-ның басымдығы маңызды. «B» басымдылығы маңызды, содан кейін «C» маңызды емес. Тізімдегі барлық тапсырмалар басымдық бойынша орындалады және сіз алдыңғы топтағы тапсырмаларды орындамайынша келесі топқа өте алмайсыз. Күннің соңында немесе келесі күні осы жұмыстар тізімімен ең маңызды нәрселерге қанша уақыт жұмсалғанын және қалған уақытқа қанша уақыт жұмсалғанын талдау оңай. ABC жүйесі күнделікті жоспарлау үшін өте жақсы.
Эйзенхауэр матрицасы
Бұл матрицаның мәні мынада: іс-шаралар мен әрекеттер келесі топтарға бөлінеді:
- «Шұғыл және маңызды». Оларды алдымен жасау керек.
- «Маңызды, бірақ шұғыл емес.» Бұл бізді дамытатын істер мен жобалар. Мұндай нәрселерді жүйелі түрде жасау керек, олар көп уақытты алады. Маңызды, бірақ шұғыл емес мәселеден шұғыл әрі маңызды мәселе үшін ғана алшақ болу мүмкін (1).
- «Шұғыл, бірақ маңызды емес». Мұның бәрі бізді маңызды мәселелерден алшақтатады. Мұндай жағдайлар бізге ешқандай пайда әкелмейді, оларды жүзеге асыру мүмкіндігінше тапсырылуы керек.
- «Шұғыл емес және маңызды емес». Мұндай нәрселер «шұғыл және маңызды» немесе «маңызды, бірақ шұғыл емес» болғанға дейін жасамау жақсы.
Эйзенхауэр матрицасы күндізгі немесе айлық жоспарлауға жарайды.
Басшының уақытты басқарудың тағы бір айласы -
Бостон матрицасы
Мұнда екі критерий қолданылады:
- Пайда (бизнес дәл қазір тиімді ме?);
- Перспектива (істің болашағы бар ма?). Бұл жобадан бірден пайда жоқ дегенді білдіреді, бірақ бұл болашақта мүмкін.
Осы сұрақтардың жауаптарына байланысты жобалар санаттарға бөлінеді:
- Пайдалы және дамып келе жатқан жоба - бұл Жұлдыздар категориясы.
- Болашақ жеңілдіктер үшін көп еңбекті қажет ететін жоба - бұл «Проблемалы бала» санаты. Мүмкін, болашақта «Қиын баланың» мағынасы болмайды, бірақ егер бәрі ойдағыдай болса, ол супер нәтижелер әкеліп, жаңа «Жұлдызға» айналады.
- Пайда әкелетін, бірақ болашағы жоқ жобалар - «Ақшалы сиырлар».
- Жобалар - «Иттер». Бұл жобалар көп күш жұмсайды, бірақ даму нұсқалары жоқ және пайда әкелмейді.
Бостон матрицасының принципін басшылыққа ала отырып, басты назарды «Жұлдыздарға» аудару керек, «Иттерден» біз мүлдем бас тартамыз. Егер «Қиын бала» «Итке» айналса, оны да тастау керек. Cash Cows жобаларына көп көңіл бөлінеді, бірақ қажет емес. Ақшалай сиырлар да Иттерге айналуы мүмкін және оларды тиісті түрде емдейді.
