Кеңседегі хатшы диспетчерлік функцияларды да орындайды. Ол арқылы алғашқы байланыстар мен ресми телефон байланыстары жүзеге асырылады. Сіздің компанияңыздың сізбен байланысқан адам туралы алғашқы әсері хатшының телефонмен қаншалықты сауатты және кәсіби байланыс орнатқанына байланысты. Сондықтан, қоңырауларға жауап беру үшін хатшы іскери этикетті білуі керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Әрдайым эмоциялар мен көңіл-күйді басқарыңыз. Қаншалықты көңілді болсаңыз да, қайғылы болсаңыз да, телефон тұтқасын көтеріп жатсаңыз да, сіз парасатты және іскер болыңыз. Сіздің тоныңыз біркелкі, сабырлы және қайырымды болуы керек. Егер сіз жақындауға асығып, тынысыңыз тарылып жатса, тыныс алуыңыз қалыпқа келуі үшін амандасудан бұрын бір-екі рет терең дем алып, дем шығарыңыз.
2-қадам
Қоңырау келгенде, әрдайым сөйлесуді телефонның арғы жағының не айтатынын күтпей бастаңыз. Бұл стандартты кіріспе және құттықтау болуы керек. Сәлемдесіп, сұхбаттасушы компанияны атаңыз. Егер ол өзін таныстырмаған болса, кешірім сұраңыз, кіммен сөйлесіп отырғаныңызды сұраңыз.
3-қадам
Сіздің компанияңыздың бөлімшелері орындайтын және клиенттер мен клиенттерден келетін қоңырауларды дұрыс бағыттау үшін арнайы мамандар шешетін мәселелер мен функциялар туралы біліңіз. Қоңырауды аудару кезінде сіз өзіңіздің телефон сұхбаттасушыңызбен байланысатын маманның аты-жөнін айтыңыз. Сіз қоңырау шалған қызметкерге қоңырау шалушының аты-жөнін және ол жүгінген сұрақты айтыңыз. Сіз консультанттың функциясын қабылдамауыңыз керек, тіпті егер сіз мұны жақсы жасай алсаңыз да, адамға оның мәселелерін осыған рұқсаты бар мамандармен шешуіне мүмкіндік беріңіз.
4-қадам
Егер сізде осындай сұрақтар туындаса, сіз өзіңіздің компанияңыздың толық аты-жөні, директордың, оның орынбасарлары мен бөлім басшыларының тегі, аты және әкесінің аты, кеңестің мекен-жайы туралы толық ақпарат бере аласыз. Директормен келісіңіз, ол әрқашан бостандықта болатын адамдардың жеке тізімін жасаңыз.
5-қадам
Қоңыраулар журналын жүргізуді ұмытпаңыз. Сізден сұралғандардың бәрін жазыңыз, маңызды ешнәрсені ұмытпау үшін есте сақтамаңыз. Барлық ақпарат кімге арналғаны туралы хабарлануы керек. Компанияның атын немесе қоңырау шалып жатқан адамның тегі мен атын көрсетіңіз, қайта қоңырау шала алатын телефон нөмірін, қоңыраудың күні мен уақытын жазыңыз.
