Кейбір компанияларда ондаған жылдарға арналған құжаттар бар. Маңызды қағаздардың мыжылып немесе жоғалып кетуіне жол бермеу үшін оларды қатты картоннан немесе пластиктен жасалған қапшықтарға салу қажет. Әр келісімшартқа сәйкестендіру үшін жеке нөмір беріңіз.
Нұсқаулық
1-қадам
Қажетті келісімшартты табуды жеңілдету үшін жазбалар кітабын жүргізіңіз. Құжатқа нөмір беріңіз және оны осы журналға енгізіңіз. Нөмірге қосымша келісімшарттың күнін енгізіңіз. Журналдағы жазба келесідей болуы керек: 1. 22.02.2011 ж. № 123TP келісім-шарт. Ескертпелерде сіз құжаттаманың корпоративтік стилі талап еткен кезде келісімшарттың мәнін көрсете аласыз.
2-қадам
Егер компанияда бірнеше заңды тұлғалар болса, әрқайсысы үшін жеке келісімшарттар кітабын жасаңыз. Белгілеуде әдеттегі белгілерді қолданыңыз. Мысалы, «Маша және Аюлар» ААҚ келісімшарттарын 123ММ деп жазыңыз. 123TP-мен «Үш кішкентай шошқа» ЗАО-дан бағалы қағаздарды белгілеңіз. Шатаспау үшін сандарды тағайындаңыз.
3-қадам
Келісім екі жақтың бас директорлары қол қойған барлық келісулерден өткенде мөрлер басылған кезде оны папкаға салуға болады. Қатты мұқабасы бар папкаларды таңдаңыз - олар құжаттардың сақталуын қамтамасыз етеді. Әрбір заңды тұлғаға жеке папка қажет.
4-қадам
Парақтардың алдында. Шұңқырды алыңыз және жаңа тесіктерді тесіңіз. Құжатты қалтаға салыңыз және оны арнайы антенналармен бекітіңіз. Бір келісімшартты басқасынан А4 бос парағымен бөліңіз.
5-қадам
Сондай-ақ келісімшарттарды басқа жолмен беруге болады. Бұл мөлдір файлдарды қажет етеді. Әр құжатты жеке файлға салыңыз және оны қалтаға салыңыз.
6-қадам
Бір папкада тым көп келісімшарт сақтамаңыз - олар әжімге айналуы мүмкін. Қапшық оңай жабылуы керек, жеке парақтар жабысып қалмауы керек.
7-қадам
Келісімшарттары бар қалталарды сақтау үшін шкафта бөлек сөре болуы керек. Папкаға құжаттарды иеленетін жыл мен заңды тұлғаны жазыңыз. Бұл сізге қажет қағаздарды тез табуға мүмкіндік береді.
8-қадам
Үш жыл бұрынғы келісімшарттары бар қалталарды үнемі сақтаудың қажеті жоқ. Оларды картон қораптарға салыңыз, құжаттар мен құжаттар берілген жылы мен заңды тұлғаға қол қояды. Қораптарды қоймаға жіберіңіз. Сақтау үшін құрғақ орынды таңдаңыз. Ылғал қағазға зиянды.
