Күн сайын кез-келген ұйымда - мемлекеттік мекемеде, үлкенді-кішілі кәсіпорында, жеке кәсіпкерде басып шығаруды қажет ететін фактілерді куәландыру қажеттілігі туындайды. Көбінесе бұл фактілер ақшамен немесе шенеуніктердің әртүрлі құжаттардағы қолтаңбаларын (олардың дұрыстығын) растаумен байланысты. Сонымен бірге, мөртабан ізі қажет емес құжаттар бар.
Әрбір заңды тұлғаның мөрі болуы керек. Бұл норма заңда бекітілген. ЖШҚ, ЖАҚ, ААҚ және басқа ұйымдар дөңгелек мөрді қолдануы керек, оның ізінде кәсіпорынның толық атауы және оның аумақтық орналасқан жеріне сілтеме бар. Фирманың атауы шет тілінде де көрсетілуі мүмкін. Мөр мөрі құжаттар деректемелерінің тізімінде пайда болады, ГОСТ Р 6.30-2003 «Бірыңғай құжаттама жүйелері. Ұйымдастырушылық-әкімшілік құжаттаманың бірыңғай жүйесі. Іс қағаздарына қойылатын талаптар »(03.03.2003 ж. Қабылданған). Сонымен бірге мөр, мысалы, банктік құжаттарды, кассалық қолхаттарды, жеткізілім құжаттарын және басқаларын қоспағанда, бірқатар алғашқы бухгалтерлік құжаттардың міндетті реквизиттері тізіміне енгізілмеген. егер ол келісімшартта көзделген болса, шартта немесе бланкте «MP» («мөрдің орны») деген екі әріп көрсетілген болса. Дәл сол аяқталған жұмыс (қызмет) актілеріне де қатысты. Мөрді пайдалану ұйымға қызметкерге беретін сенімхат бойынша да жүзеге асырылады (бұл лауазым Ресей Федерациясының Азаматтық кодексінде көрсетілген - 185-баптың 5-тармағы). қаржылық есептіліктің кейбір нысандарында мөрлер (Ресей Қаржы министрлігінің 2003.07.22 N 67n және 2010.07.02 N 66n бұйрықтарының ережелері), дегенмен Ресей Қаржы министрлігінің 15.10.2009 ж. бұйрықтарына сәйкес N 104n және 2008.05.05 N 54n бастап салық декларациясының нысандары (ҚҚС, табыс салығы және басқалары үшін) мөрмен бекітілуі керек. Ең маңызды кадрлық құжаттар үшін ұйымның мөрімен міндетті түрде сертификаттау ұсынылады: еңбек кітапшасының бірінші парағы, іссапар туралы куәлік (форма No Т-10), мерзімді еңбек шарты бойынша жұмысты қабылдау актісі (№ Т-73 формасы). Ресей Федерациясының Еңбек кодексінде (57-бап) еңбек келісім-шартындағы мөрге қойылатын талап жазылмаған, бірақ іс жүзінде әдетте мөр басылады. Олар үшін көптеген құжаттардың бар екендігін ескере отырып мөрдің болуы немесе болмауы туралы біржақты шешім, ұйым өзінің бұйрығын (лауазымын, нұсқаулығын) әзірлеуі керек, онда мөрмен куәландыруды қажет ететін құжаттар тізімін тіркеу қажет. Олардың шамамен тізімі Мемлекеттік құжаттаманы басқару жүйесінде көрсетілген - 1988, 1991 ж. Нұсқалары келесідей болуы мүмкін: - актілер (орындалған жұмыс, сараптама, есептен шығару, объектілерді қабылдау және т.б.); - тұтыну нормативтері (мысалы, бағалы металдар үшін); - мөрлерден алған әсер үлгілері, сондай-ақ қаржылық-шаруашылық операцияларды жүргізуге құқық берілген қызметкерлердің қолтаңбаларының үлгілері; - кепілдік хаттар; - басшылықпен және құрылымдармен хат алмасу әр түрлі мемлекеттік органдар (мысалы, салық қызметімен, бюджеттен тыс қорлармен және т.б.) мөрді ұйымның әр бөлек бөлімшесі үшін бір емес, бірнеше жасауға болады (бұл фактіні растаған кезде). Әр мөрдің белгілі бір мақсаты болады - рұқсат қағаздары, құжаттар, шот-фактуралар. Құжаттағы мөр «МП» тіреуіші («Мөрдің орны») орналасқан парақтың орнына қойылуы керек. Егер ол жоқ болса, мөр сөздің бір бөлігімен қабаттасатын етіп қойылады - құжатқа қол қойған адамның лауазымын белгілеу. Бұл жағдайда қолтаңба мөр басылған барлық мәліметтер сияқты айқын ажыратылатын болуы керек.
