Растау хаты - сізге ұсыныспен жүгінген ұйымға деген құрмет. Егер сіз бас тартсаңыз да, сұрақтың еленбегенін растау сізге қарсыласыңызды ренжітпеуге және қажет болған жағдайда кейінірек диалогқа оралуға мүмкіндік береді.
Қажетті
- - сіздің компанияңыз туралы мәліметтер;
- - адресат компаниясының мәліметтері.
Нұсқаулық
1-қадам
Егер сіз компанияның немесе ұйымның атынан растау хатын жазсаңыз, оны фирмалық бланкке жазыңыз. Құжаттың басында сіздің компанияңыздың атауы, заңды мекен-жайы, негізгі мемлекеттік тіркеу нөмірі, жеке салық төлеушінің нөмірі, байланыс телефондары болуы керек, кейде компанияның веб-сайты мен электрондық пошта мекен-жайы көрсетіледі. Барлық осы ақпарат A4 парағының жоғарғы сол жақ бұрышында орналасуы керек. Егер хат жеке адамнан жіберілсе, тегі, аты, әкесінің аты, тұрақты тұрғылықты мекен-жайы мен байланыс деректерін жазыңыз.
2-қадам
Жөнелтушінің мәліметтеріне қарама-қарсы жақта адресаттың мәліметтерін жазыңыз: ұйымның атауы, пошталық мекен-жайы, лауазымы және тегі, осы растау хатын жеке өзі тапсыру керек адамның тегі, аты, әкесінің аты.
3-қадам
Сол жақта құжаттың дайындалған күні мен оның шығыс нөмірін көрсетіңіз. Әрі қарай, ортасына хаттың атын жазыңыз, ол оның мәні мен сұрақтың мазмұнын көрсетуі керек. Мысалы, «Семинарға шақыру алғанын растау».
4-қадам
Әрі қарай, хаттың мәтінін өзі жазыңыз. Ол қысқа, нақты, қажетсіз сөздер мен эмоцияларсыз болуы керек. Сіздің мақсатыңыз - адресатқа оның ұсынысы қабылданғанын немесе жай қабылданбайтындығын түсіндіру. Ұсыныспен сіздің хатыңызбен келісудің қажеті жоқ, бірақ сіз назар аударып, құрмет көрсете аласыз, тіпті бірдеңеден бас тартсаңыз да, ең бастысы - қарым-қатынасты сақтау үшін реакция. Сіз жай ғана іс-шараға шақыру алғанын немесе осы немесе басқа ақпаратты алғандығын растай аласыз. Хат мәтінінде адресатқа аты және әкесінің аты бойынша хабарласыңыз.
5-қадам
Хат екі данада басылып, ұйым басшысы немесе жөнелтуші қол қоюы керек, егер ол оған құқылы болса. Бір данасы сізде қалады, екіншісі адресатқа жіберіледі.
