Ұйымдастырушылық-әкімшілік құжат алқалы органдардың отырыстарында, мәжілістерінде, мәжілістері мен конференцияларында мәселелерді талқылау және шешім қабылдау барысын жазатын хаттама деп аталады.
Қажетті
Кездесу, хаттама
Нұсқаулық
1-қадам
Хаттама жалпы бланкілерде де, А4 форматындағы бос стандартты парақтарда да ресімделеді және төменде келтірілген мәліметтерден тұрады:
- құжат түрінің атауы және оның реттік нөмірі;
- күні;
- хаттама жасалған жер;
- мәтінге тақырып;
- мәтін;
- төраға мен хатшының қолдары.
2-қадам
Хаттаманың тақырыбында келесі мәліметтер орналастырылуы керек:
- ұйымның толық атауы;
- құжат түрі (яғни хаттама);
- күні мен нөмірі;
- хаттама жасалған жер;
- тақырыптың өзі мәтінге тікелей. Ұйымның атауы ұйымдық-құқықтық нысанда көрсетілген және ресми белгіленген атауға сәйкес келеді (ұйымның ережесінде немесе жарғысында). Сондай-ақ, ұйымдық-құқықтық нысан аббревиатура түрінде емес, толық жазылған.
3-қадам
Кіріспе бөлімінде жиналысқа қатысқандардың тізімі көрсетілуі керек, сондай-ақ кімнің төраға және кімнің хатшы болғанын көрсету керек. Егер бұл өндірістік жиналыстың хаттамасы болса, онда барлық қатысқандар үшін лауазымның атауы көрсетілуі керек. Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады. Келесі кіруге рұқсат етіледі: адамдар болды.
4-қадам
Хаттаманың негізгі бөлігі келесі схема бойынша құрылымдалуы керек: ТЫҢДАЛДЫ - АЙТЫЛДЫ - ШЕШІЛДІ (ШЕШІЛДІ) күн тәртібіндегі әр мәселе бойынша бөлек және бас әріппен - есеп, хабарлама мазмұнының қысқаша жазбасы. СПИКЕРЛЕР бөлімінде контур бірдей. ШЕШІЛДІ бөлімінде қабылданған шешімдерді нүктелік-нүктелі түрде баяндау қажет, хаттаманың мәтініне хатшы мен төраға қол қояды.
