Құжат айналымы саласында тіркеу карталарының сан алуан түрлері бар. Карточкалық деректерді тіркеу жүйесін қолдану өте ыңғайлы, өйткені ол сізге алынған ақпаратты жүйелеуге мүмкіндік береді, оның электронды мәліметтер базасына енуін жеңілдетеді және ақпаратты іздеуді оңтайландыруға мүмкіндік береді.
Нұсқаулық
1-қадам
Сіз толтыруыңыз керек құжат түрін анықтаңыз. Салық есебіне тіркелу кезінде, бухгалтерлік есеп бөлігі ретінде, мүлікті тіркеу және виза алу үшін құжаттарды тапсыру кезінде толтыруға арналған тіркеу карталары бар. Мұндай тіркеу карталарының ресми бекітілген, бірыңғай формасы бар - оны оқып шығыңыз. Сонымен қатар, тіркеу карталары деректерді жүйелеу үшін қолданылатын, бірақ белгіленген шаблоны жоқ көптеген қызмет салалары бар. Мұндай жағдайларда тіркеу карточкасының нысаны ұйымның қажеттіліктеріне сәйкес жасалады (мысалы, кадр қызметі шығаратын қызметкерлердің тіркеу карталары).
2-қадам
Қандай тіркеу картасын толтыруға тура келетіндігіне қарамастан, сіз бірнеше ережелерді ескере отырып, оларды өзіңізді қайта толтыру, түзетулер енгізу және, демек, уақытыңыздың қажетсіз қалдықтарынан құтқарасыз. Құжатты заңды түрде толтырыңыз. Идеал опция - деректерді бас әріптермен енгізу.
3-қадам
Толтыру кезінде сіз енгізген мәліметтер дәл соларға арналған өрістерге орналастырылғанына көз жеткізіңіз. Бұл талап электронды базаларға автоматты түрде енгізілетін тіркеу карталарына қатысты қатаң сақталуы керек. Бұл жағдайда ұсынылған өрістерден ауытқу деректерді дерекқорға енгізуге мүмкіндік бермейді.
4-қадам
Картаның өрістеріне тек сұралатын ақпаратты енгізіңіз. Тіркеу карточкасындағы шамадан тыс мәліметтер, біріншіден, сіздің жауаптарыңыз үшін шектеулі орынға байланысты, екіншіден, оның ерекшелігіне байланысты: тіркеу карточкасы дегеніміз - тек сол деректер талап етілетін, әрі қарай өңдеуге ұшырайтын құжат. Карточкада міндетті емес деп белгіленгендерден басқа бос өрістер қалдырмаңыз. Қажетті деректерді ұсынбау тіркеу картасын жарамсыз етеді.
5-қадам
Барлық жағдайда осы құжатты толтыруды қажет ететіндердің барлығына жеке тіркеу картасы жасалады. Тіркеу үшін адамдар тобын біріктіру жол берілмейді.
6-қадам
Картаны толтырғаннан кейін сіздің жеке сәйкестендіру деректеріңіз дұрыс енгізілгеніне көз жеткізіңіз, барлық қажетті өрістердің толтырылуын тексеріңіз, содан кейін картаны басқа қажетті құжаттармен бірге тіркеуге ұсынуға болады.
