Кез-келген кәсіпорынның немесе ұйымның қызметімен бірге жүретін құжаттар мен іскерлік құжаттардың мазмұны мен орындалуы тиісті құжаттармен және мемлекеттік стандарттармен реттеледі. Ілеспе хат іскерлік құжаттарға жатады, сондықтан ол ГОСТ Р 6.30-2003 белгіленген дизайн талаптарына сәйкес келуі керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Ілеспе хат әдеттегідей жасалады. Оны фирмалық бланкке жазыңыз, онда оның толық аты, пошталық мекен-жайы, реквизиттері, электрондық пошта мекен-жайы, байланыс факсы және телефон нөмірі бар.
2-қадам
Жоғарғы оң жақ бұрышта хаттың адресатын, оның тегі мен аты-жөнін, атқаратын лауазымын, ұйымын, мекен-жайын көрсетіңіз және ол орналасқан елді мекен индексін ұмытпаңыз.
3-қадам
Хаттың тақырыптық жолында «Жіберілген құжаттамаға ілеспе хат» көрсетуге болады, сізге хат тақырыбын жасаудың қажеті жоқ. Дәстүрлі мекен-жайдан бастаңыз: «Құрметті …!». Әрі қарай, «Біз сізге жібереміз …» деген стандартты сөз тіркесін жазып, осы ілеспе хатты тіркейтін құжаттар пакетінің жалпы атауын беріңіз. Қажет болса, осы құжаттама қандай келісімдер немесе сұраныстар бойынша жіберілгенін көрсетіңіз.
4-қадам
Іскерлік хатты тұрақты іскери хат алмасу үшін де қолдануға болады. Егер сізде осы адресатқа арналған қосымша хабарлама болса, оны екінші және үшінші абзацтарға жаза аласыз.
5-қадам
Осы хатқа қанша құжат қосылатынына байланысты «Тіркеме:» немесе «Тіркемелер:» сөзін жазыңыз. Егер құжат сингулярлы болса, онда көп нүкте өз атауын бергеннен кейін құжаттың қанша парағында және қанша данада жіберілгенін көрсетіңіз.
6-қадам
Егер бірнеше құжаттар болса, онда олардың тізімі нөмірленген тізім түрінде жасалуы керек, әр нөмір жаңа жолға жазылуы керек. Нөмірдің цифрынан кейін құжаттың атауын, парақтар мен көшірмелердің санын көрсетіңіз.
7-қадам
Хатқа осындай хаттарға қол қоюға уәкілетті лауазымды адамның қолын қойыңыз, оның қолын қойыңыз және кәсіпорынның мөрімен куәландырыңыз.
8-қадам
Төменгі жағында міндетті түрде осы ілеспе хаттың орындаушысын, оның тегі, инициалдары және байланыс телефонының нөмірін көрсетіңіз.
