Жалпы жиналыста қабылданған шешімдер, әрине, хаттамамен рәсімделеді. Бірақ олар дұрыс ресімделген жағдайда ғана орындауға қабылданады. Бұл жағдайда негізгі талаптар құжаттың формасына емес, мазмұнына қойылады. Сондықтан оны құрастырған кезде міндетті ақпаратты көрсетуге ерекше назар аудару керек. Бұл жағдайда назар аудармау қабылданған шешімдерді заңсыз деп тануға қауіп төндіруі мүмкін.
Қажетті
А4 форматындағы қағаз
Нұсқаулық
1-қадам
Іске кірісу үшін ішкі пайдалануға арналған құжаттамаға арналған фирмалық бланкті алыңыз. Бұл сіздің ұйымыңыз туралы мәліметтерді қолмен толтырмауға мүмкіндік беріп, сіздің тапсырмаңызды жеңілдетеді. Егер жоқ болса, қарапайым A4 парақ қағаздарын алып, ұйымның немесе қоғамдастықтың атына және оның алғашқы мәліметтерін жазыңыз. Әрі қарай, кездесудің орны мен уақытын көрсетіңіз. Құжаттың атауын ортаға «Хаттама» қойыңыз және оның астына бірден жиналыс тақырыбын қысқаша сипаттаңыз.
2-қадам
Құжаттың кіріспе бөлігін жиналыстың сайланған төрағасы мен хатшысын көрсете отырып бастаңыз. Әрі қарай, сіздің аты-жөніңіз бен лауазымыңыз туралы анықтама беріңіз. Сол сияқты жиналыстың қалған қатысушыларын «Қатысу» сөзінен кейін тізімге қосыңыз. Егер адамдар саны көп болса, олардың санын осы жерде көрсетіп, өтінішке сілтеме беріңіз, олар тізімге енгізіледі. Кіріспе бөлімнің соңғы абзацы күн тәртібі болып табылады. Мұнда, осы жиналыста қарауға ұсынылатын барлық мәселелерді жазыңыз.
3-қадам
Хаттаманың негізгі бөлігін күн тәртібіне сәйкес, хабарландыруда нөмірлеу арқылы мәселелерді қарау тәртібін сақтай отырып дайындаңыз. Әр элементтің сипаттамасын «Тыңдалды» бөлімінен бастаңыз, онда спикерлердің аты-жөні көрсетіледі. «Спикерлер» бөлімінде олардың хабарламаларының мәтіндерін келтіріңіз. Қорытындылай келе, «шешілді» абзацында қабылданған шешімдерді «қолдады», «қарсы» немесе «қалыс қалды» деп дауыс бергендердің санын көрсетіңіз.
4-қадам
Қорытынды бөлімде жиналыс төрағасы мен хаттама жасайтын хатшының қолдарын қойыңыз. Мұнда жалпы жиналыстың стенограммасы туралы хабарлаңыз, егер жиналыс барысында хаттама жасалмаса, кейінірек жасалса.
