Құжаттарды жою өте күрделі және көп уақытты қажет ететін процесс. Әдетте, ұйымдардың архивтерінде көптеген құжаттар жинақталады, олар ескіру мерзімі аяқталғаннан кейін жойылуы керек, яғни жойылуы керек. Мұрағаттың жойылуына байланысты барлық құжаттаманы дұрыс толтыру өте маңызды. Негізгі құжаттардың бірі - акт.
Нұсқаулық
1-қадам
Біріншіден, құжаттарды жоймас бұрын, оларды түгендеуіңіз керек, яғни барлық күндерді, қол жетімділікті және құпиялылықты қайталап тексеру керек екенін ескеру қажет. Тек коммерциялық құпияны жарияламау үшін лақтырып қана қоймай, өртеу (немесе ұсақтағышта жою) қажет құжаттар бар.
2-қадам
Жоюға жататын құжаттаманы түгендеуді ұмытпаңыз. Сондай-ақ, бұйрық бойынша сараптама комиссиясының құрамына кіретін адамдарды тағайындаңыз. Олардың ішінде құжаттарды бухгалтерияға өткізуге жауапты төрағаны бөліп көрсетіңіз.
3-қадам
Ескіру мерзімі өткен құжаттарды жою туралы актінің өзі бірыңғай формаға ие емес. Сондықтан сіз оны кез-келген түрде құрастыра аласыз.
4-қадам
Біріншіден, ұйымның егжей-тегжейін көрсетіңіз, олар жоғарғы оң жақ бұрышта да, сол жақта да орналасуы мүмкін. Мұнда құрылтай құжаттарына, құрылымдық бөлімшеге, банктік деректемелерге, мекен-жайы мен байланыстарына сәйкес ұйымның атауы көрсетіледі.
5-қадам
Сәл төменде оң жақта «Мен мақұлдаймын» деп жазыңыз, төменде менеджерді көрсетіңіз және өрісті оның қолымен және құрастырылған күнімен қалдырыңыз.
6-қадам
Төменде, орталықта «Мерзімі өткен құжаттарды бөлу және жою туралы акт» деп жазыңыз. Осыдан кейін, төмендегі жолда негізді, яғни бастың бұйрығын (бұйрығын) көрсетіңіз. Содан кейін олардың аты-жөні мен лауазымын көрсете отырып, сараптама комиссиясының тұлғаларын тізімге қосыңыз.
7-қадам
Содан кейін келесідей жазыңыз: «Сараптау комиссиясы (тізім, тізімдеме) басшылыққа ала отырып, ескіру мерзімін жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлді». Әрі қарай кесте түрінде деректерді көрсетіңіз, олар тізбектегі нөмір, құжаттың датасы, тақырыбы, түсіндірмесі, құжаттардың саны, тізімдемеде (тізімде) құжат нөмірі сияқты бағандарды қамтуы керек.
8-қадам
Кестеден кейін қорытындылаңыз, яғни қайта өңдеуге жататын құжаттардың санын көрсетіңіз. Әрі қарай, актіге комиссияның барлық мүшелері қол қоюы керек. Төраға құжаттардың толығымен қайта өңдеуге өткізілетіндігіне қол қоюы керек. Соңында жинақталған күнді қойып, бәрін ұйымның мөрінің көк мөрімен жапсырыңыз.
