PR менеджері өз жұмысы туралы білімді болуы керек. Бұл баспасөз деректері немесе медиа досье деп аталатын маңызды ақпараттың архивтерін жүргізу қажеттілігін түсіндіреді.
PR менеджері мұрағаты
Баспасөз деректері ұйымның беделіне тікелей немесе жанама әсер ететін барлық маңызды жаңалықтарға, адамдар мен оқиғаларға жиналады.
Құжаттардың бөлек шкафтарын:
- тұрақты және бір реттік іс-шаралар: көрмелер, семинарлар, дөңгелек үстелдер, кездесулер және іскерлік кешкі ас;
- негізгі тұлғалар, пікір жетекшілері, ұйым ұстанымының одақтастары және оның қарсыластары;
- PR-қызметпен үнемі қамтылатын тақырыптар. Ұйымның жеке материалдарын ғана емес, сонымен қатар қоғамдық реакцияны, редакциялық материалдарды, сарапшылардың пікірлерін және т.б. жинау маңызды.
- салалық БАҚ және журналистер.
Баспасөз деректері, кез-келген мұрағат сияқты, ақпарат үнемі жаңартылып отыратын және тың мәліметтер мұқият жиналатын динамикалық ақпараттық база болуы керек.
Жинау техникасы
Техникалық жағынан баспасөз деректері басылып шығарылған немесе электронды түрде шығарылуы мүмкін. Көбінесе, баспасөз деректері бойынша жұмысты азайту үшін екі архивтің бірін-бірі толықтыруға рұқсат етіледі.
Баспасөз деректері бұқаралық ақпарат құралдарындағы жарияланымдарды, PR-қызметтің жеке материалдарын қамтиды. Адамдар үшін өмірбаяндар, фотосуреттер, жеке деректер (адамның рұқсатымен), жеке байланыс деректері және көмекшілердің телефондары қолданылады. Іс-шаралар бағдарламалары, қарарлар, қатысушылардың таратпа материалдары және ұйымдастырушылардың байланыстары бойынша іс-шараларға арналған баспасөз деректерін жинау маңызды.
Баспасөз дерекқорында бұқаралық ақпарат құралдары мен журналистер туралы ақпарат ерекше орын алады. PR маманы ұйымның редакциямен әрекеттесіп жатқанына қарамастан, әр мамандандырылған бұқаралық ақпарат құралдарына толық сипаттама беруі керек. Шикі деректер таралым туралы ақпаратты (егер ол басылым болса), қатысуды (интернет-ресурстар үшін), құрылтайшылар, бас директор, редактор және салалық журналистер туралы ақпаратты қамтуы керек.
Барлық медиа серіктестердің туылған күндері, олардың редакторлық иерархияда қандай позицияны иеленуіне қарамастан, ешқашан артық болмайды. Кәдімгі қызметкер мен медиа-корпорацияның басшысы достық ұйымның PR-қызметі оларды кішкене ашық хатпен немесе гүл шоқтарымен құттықтаса, бірдей қуанады. Журналистер туралы ақпарат ұйымның ақпараттық құзыреттілігімен ғана шектелген. Егер PR қызметі материалды дайындауға ұйым бойынша талдаушы дайындап, оны корреспондентке тапсырған болса, бұл туралы сіз пресс-құжатта белгі қалдырыңыз. Бұл бірнеше рет байланысқа түсетін әріптестердің хабардар болуының бастапқы нүктесін білуді жеңілдетеді.
Баспасөз деректерін толтыру PR-қызметтің бұқаралық ақпарат құралдарын мұқият талдаумен тікелей байланысты. PR-менеджер ұйымының қызметіне жақын тақырыпта жаңа мақала пайда бола салысымен, оны проспект-құжатқа енгізу қажет. Сіз сондай-ақ бейне әңгімелермен, авторлық бағандармен, беделді блогерлердің жазбаларымен және басқа ақпараттармен жұмыс жасауыңыз керек.
Баспа құжатына қол жетімділік
Егер баспасөз деректері ұзақ уақыт бойы қалыптасса, онда көбінесе ашық көздерден алынған ақпараттан басқа онда инсайдер деп аталатыны пайда болады. Инсайдерлік ақпарат, әдетте, ресми түрде расталмаған, ресми емес ақпарат көздерінен алынған ақпарат деп аталады. Ұйымдардың ресми өкілдері мұндай ақпаратты ұзақ уақыт бойы «түсініктеме берілмейді» күйінде сақтай алады, сондықтан PR менеджері баспасөз деректерінде бір рет үшінші тұлғалардың мұрағатқа қол жетімділігін шектеу қажеттілігін ұмытпауы керек.
Баспасөз мәліметтеріне қол жетімділікті шектеудің тағы бір ынталандыруы - бұл адамдар туралы мәліметтермен жиі толықтырылатын жеке мәліметтер. Ұйымның басқа қызметкерлерімен, басқа ұйымдардың PR-мамандарымен және басқа да мүдделі тұлғалармен байланысқан кезде мұны есте ұстаған жөн. Баспасөз деректері, ең алдымен, ұйымның ішкі қолдануы үшін жасалады.
Бұл сонымен қатар ақпараттың ағып кетуіне жол бермеу үшін қосымша қауіпсіздік жүйелерін орнату қажеттілігін түсіндіреді. Қағаз материалдарын папкаларға жинау өте маңызды, оған қатынау шектелуі керек. Электрондық базалар PR-бөлімінің қызметкерлеріне, сұранысы бойынша - ұйым басшылығына қол жетімді, бірақ корпоративті ақпараттың кең спектріне жабық болуы керек.
